Как отправить сотрудника в командировку

Периодически на предприятии может возникать необходимость в отправлении работников в командировку, вне основного их места работы, для выполнения служебного задания в производственных целях. Это может быть представление интересов фирмы, покупка нового оборудования, участие в семинаре и т. д. В любом случае командировка сотрудника должна быть правильно оформлена.

Важные изменения по командировкам после 2015 года

В 2015 году оформление поездки в командировку было значительно упрощено за счет сокращения документооборота. С прошлого года хозяйствующие субъекты имеют право не выписывать командировочное удостоверение, не составлять служебное задание, а также по возвращении разрешается работнику не предоставлять отчет о командировке.

Это означает, что данные документы организация может применять или нет в соответствии с учетной политикой и Положением предприятия по командировкам. Если удостоверение не оформляется, суточные при командировках определяются на основании подтверждающих первичных документов, которыми могут выступать проездные билеты, квитанции гостиниц и т.д.

Во второй половине 2015 года были приняты Правительством РФ еще постановления, которые отменили обязательность использования журнала учета выбытия и возвращения командированных. В настоящее время основным документом, который оформляется при направлении работника в командировку, является приказ о командировке.

Как отправить сотрудника в командировку

Решение о командировании сотрудника в служебную поездку принимается только руководителем на основании докладной или служебной записки соответствующих должностных лиц по мере возникновения производственной необходимости. На крупных предприятиях может даже составляться годовой план командировок.

При оформлении служебных поездок можно выделить следующие этапы:

• Определение необходимости командировки — ответственные в компании лица подают на имя руководителя докладные. Например, что требуется специалистам фирмы пройти обучение по новому установленному оборудованию.
• Принятие решения о командировке — данное распоряжение издает только руководитель на основании направленных на его имя документов. Очень часто предприятия для этого используют стандартный бланк приказа на командировку по форме Т-9. В этом документе устанавливаются сроки и источники финансирование поездки.
• Далее, производится предварительный расчет и определяется размер выдаваемых на командировку денег. На основании приказа оформляется расходный кассовый ордер (РКО) для выдачи наличных денежных средств из кассы организации или осуществляется перечисление средств на банковскую карту командируемого.

• При отбытии работника на предприятии он имеет право на средний заработок и сохранение места работы, поэтому нужно учитывать данное время в табеле учета рабочего времени. Инспектор по кадрам в этом документе должен работнику проставлять код «К» или «06» все время нахождения его в командировке.
• При возвращении сотруднику нужно в установленные сроки представить в бухгалтерию авансовый отчет по произведенным расходам. К нему он прикладывает подтверждающие документы и при необходимости служебную записку с поясняющимися сведениями, например, о сроках командировки и т.д.
• На основании утвержденного авансового отчета может возникнуть ситуация, когда работнику нужно возместить перерасход по командировке или вернуть неиспользованные им средства. В первом случае перерасход возмещается на основании расходного кассового ордера (РКО), а во втором случае остаток денег возвращается в кассу компании на основании приходного кассового ордера (ПКО).

Нюансы при отправлении сотрудников в командировку

Однодневная командировка

При направлении сотрудника в однодневную командировку ему не положены суточные. Это связано с тем, что согласно Постановлению Правительства от 13.10.2008 г. № 749, данная выплата производится, только если работник не имеет возможности в один день вернуться домой. Однако, работодатель обязан произвести компенсацию расходов, понесенных во время пребывания в командировке. Но и здесь есть свои «подводные камни» — если их размер превышает 700 рублей, то такую выплату необходимо обложить налогом НДФЛ.

Командировка в выходной день

При направлении работника в командировку в выходной день следует руководствоваться ТК РФ и письмом Минтруда и соцзащиты от 25.12.2013 № 14-2-337. Они устанавливают, что если дни работы, приезда, отбытия, нахождения в дороге в период командировки выпадают на выходные или праздничные дни, то существует два варианта их компенсации.

При первом, работнику оплачиваются эти дни не менее чем в двойном размере в зависимости от установленного способа расчета — оклад, сдельная оплата, тарифная ставка. При втором эти дни оплачиваются в одинарном размере, а кроме этого сотруднику на выбор предоставляется выходной день, который не оплачивается.

Командировки заграницу

Оформление заграничной командировки осуществляется точно таким же образом, как и внутри страны. Командировочное удостоверение также можно не выписывать — сроки пребывания будут подтверждаться билетами, а также таможенными штампами в паспорте. Фирма обязана оплатить работнику расходы, понесенные во время заграничной командировки в полном объеме, в том числе на проезд, аренду жилья, суточные.

Последние выдаются наличными или безналично в следующем порядке:

• За дни, проведенные за границей — в валюте страны пребывания.
• За дни нахождения в России, включая день пересечения границы при возвращении — в рублях.

Также компания обязана оплатить расходы по оформлению визы, загранпаспорта, консульские сборы, обязательное медицинское страхование.

При составлении авансового отчета по заграничной командировке, к нему прикладываются все билеты, чеки и прочие подтверждающие документы. Если они заполнены на иностранном языке, то обязательно необходимо приложить построчный перевод на отдельном бланке — в оригиналах ничего не исправляется. Сделать это может сотрудник организации при возложении на него соответствующих обязанностей, или нанять профессионального переводчика.

Болезнь в командировке

Если сотрудник заболеет во время нахождения в командировке, то в соответствии с приказом Минздравсоцразвития фирма обязана ему выплатить все командировочные расходы не зависимо от того, смог он выполнить задание или нет.

Пособие по временной нетрудоспособности работодатель выплачивает на основании оформленного больничного. При этом, если бланк был открыт во время командировки, его можно закрыть как в месте командировки, так уже по прибытии на место жительства. Однако в этом случае работнику нужно будет пройти новое обследование в поликлинике, и врач выдаст ему новый больничный лист в продление ранее выданного.

Также фирма обязана возместить все расходы на найм квартиры на время болезни. Однако если сотрудник все это время лежал в больнице, то затраты на жилье не оплачиваются. И, наконец, суточные оплачиваются за все те дни, когда работник болел и не мог приступить к обязанностям.